Veel bedrijven staan voor de uitdaging transparanter te worden, maar hoe pak je dat aan? Twee transparantiepioniers vertellen over de praktijk van openheid. ‘Het levert vertrouwen en legitimiteit op, we denken dat dat goed voor ons imago is.’

Transparantie is de trend. Tenminste als het aan regelgevers ligt. Afgelopen december verschenen twee nieuwe governancecodes: de code-Van Manen, een update van de code-Tabaksblat, en de Governancecode Zorg. Met dezelfde teneur, namelijk dat bestuurders van respectievelijk beursgenoteerde bedrijven en zorginstellingen transparanter moeten worden en beter moeten communiceren. Eerder waren vergelijkbare richtlijnen gepubliceerd voor woningcorporaties en onderwijsinstellingen. Intussen werd bovendien het geschiktheidsexamen voor financiële bestuurders aangescherpt, waarbij ook meer wordt gelet op de vraag hoe ze met tegenspraak omgaan.

Zeitgeist
De Zeitgeist is dat we meer openheid in de bestuurskamer willen. Nóg meer regels bedenken om het gedrag van onze bestuurders in te tomen, biedt weinig soelaas, lijkt de achterliggende gedachte. Transparantie biedt betere ‘checks and balances’: als bestuurders openheid van zaken moeten geven, en we ze allemaal op de vingers kunnen kijken, zijn onverantwoorde risico’s en misstanden aan de top beter te bewaken.

Nóg meer regels bedenken om het gedrag van onze bestuurders in te tomen biedt weinig soelaas

De code-Van Manen, opgesteld door een commissie onder voorzitterschap van de Groningse hoogleraar Jaap van Manen, is een goed voorbeeld. In zijn voorgangers ‘Tabaksblat’ en ‘Frijns’ (die van kracht werden in respectievelijk 2004 en 2009) lag de nadruk nog op het vastleggen van de onderlinge verhoudingen in beursbedrijven en inperken van de beloningen van topmanagers. ‘Van Manen’ slaat een nieuwe weg in: bedrijven moeten zich uitdrukkelijk op de lange termijn richten en hun risico’s beperken. Voor onder meer het beloningsbeleid worden minder specifieke regels gegeven. Maar de bedrijven moeten vooral openheid van zaken geven. ‘Van Manen’ is op 1 januari van dit jaar ingegaan.

Langetermijnwaardecreatie
Dus, concreet, mocht je bij een beursbedrijf werken, dan moet het bestuur inmiddels een strategie voor langetermijnwaardecreatie hebben ontwikkeld, en een document hebben geproduceerd waarin de mogelijke risico’s voor de bedrijfsvoering zijn geïnventariseerd. In het bestuursverslag over 2017 moet namelijk haarfijn verantwoording worden afgelegd niet alleen over de strategie zelf, maar ook over hoe die tot stand is gekomen en wordt bewaakt. Er moet in staan hoe de risico’s worden beheerst en hoe het bestuur en de raad van commissaris­sen met elkaar omgaan. ‘Het bestuur en de raad van commissarissen zijn elk verantwoordelijk voor het stimuleren van openheid en aanspreek­baarheid binnen het orgaan waar zij deel van uit­maken en de organen onderling’, zoals de code dicteert.

Versnelling
Wat de governancecodes voorschrijven zou je overigens eerder een versnelling dan iets totaal nieuws moeten noemen. Vrijwel alle bedrijven zijn de afgelopen decennia, mede als gevolg van de toenemende aandacht voor maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO), al transparanter geworden. MVO houdt in dat je niet alleen over financiële aspecten rapporteert maar bijvoorbeeld ook over arbeidsomstandigheden, veiligheid en de global footprint. Bedrijven zijn er inmiddels aan gewend dat ze steeds meer informatie over zichzelf moeten delen.

Terughoudend
Tegelijk blijft er een intuïtieve terughoudendheid tegenover extra transparantie bestaan. Het produceren van actuele informatie over het bedrijf is tijdrovend. Als de strategie open op tafel wordt gelegd, bestaat het gevaar dat het hele bedrijf zich ermee wil bemoeien. En wat gebeurt er met wat we over onszelf vertellen? Maakt de concurrentie misbruik van de informatie?

Toch bestaan er ook bedrijven die nadrukkelijk en uit vrije wil voor een transparante koers hebben gekozen. Twee van die transparantiepioniers, uit de categorieën groot- en middelgrootbedrijf, zijn Alliander en Mondial Movers.

Alliander

  • Netwerkbedrijf voor energievoorziening
  • Aantal medewerkers: 7.150
  • Hoofdkantoor: Arnhem

In 2009 werd netwerkbeheerder Alliander afgesplitst van Nuon. De raad van bestuur was zich terdege bewust van de maatschappelijke taak van het bedrijf: niet alleen zijn de klanten sterk afhankelijk van de bedrijfszekerheid van hun energievoorziening, Alliander speelt bovendien een grote rol in de energietransitie die moet leiden tot een klimaatneutrale energievoorziening in 2050. ‘We vonden dat we onze stakeholders daarin goed moesten meenemen’, zegt Mark van Lieshout, CFO van Alliander.

Panel van stakeholders
Stakeholders zoals aandeelhouders, financiers en het personeel worden bij de koers van het bedrijf betrokken. Er worden discussies georganiseerd met een panel van stakeholders waarbij onder meer de conceptversie van het jaarverslag op tafel ligt. Alliander publiceert toekomstvisies voor zowel de korte als lange termijn. Het bedrijf schrijft een jaarplan met prestatiedoelstellingen, waarop in het eerstvolgende jaarverslag wordt teruggekoppeld. Voor 2017 is bijvoorbeeld het doel geformuleerd de CO2-uitstoot naar maximaal 673 kiloton te verlagen. Het verzuimpercentage mag niet boven de 3,9 procent uitkomen en minimaal 27 procent van alle leidinggevende posities moet worden vervuld door een vrouw.

Gewogen belangen
Wat het jaarverslag van Alliander bijzonder maakt, is dat de belangen van de verschillende stakeholders worden gewogen, zodat prioriteiten in de besproken thema’s ontstaan. Van Lieshout: ‘Zo proberen we recht te doen aan de belangrijkste thema’s van de stakeholders.’

Governancecode
Hoewel Alliander niet beursgenoteerd is, houdt het bedrijf zich vrijwillig aan de corporate governancecode. Dat betekent onder meer dat het bedrijf moet rapporteren over de communicatie binnen het bestuur en werken aan een ‘cultuur gericht op langetermijnwaardecreatie’, zoals in de code staat. Naast een medewerkersonderzoek door een extern bureau laat Alliander zijn interne audit-afdeling een cultuuronderzoek verrichten. ‘Voor zover je cultuur kunt auditen’, zegt Van Lieshout. ‘Maar er komen regelmatig thema’s uit waar we nader op in kunnen gaan.’ Recent is ook een e-learningmodule ontwikkeld om de ontwikkeling van de cultuur te ondersteunen.

Flexplekken
Van Lieshout luncht regelmatig met trainees en spreekt veel nieuwe medewerkers. De leden van de raad van bestuur hebben geen eigen kamers en werken op flexplekken tussen de andere medewerkers. Om beurten bloggen de bestuurders op het intranet. De reacties en discussies naar aanleiding van hun blogs zijn openbaar.

Grenzen aan transparantie
Bestaan er grenzen aan transparantie? Van Lieshout: ‘Er zijn geen harde grenzen, maar je moet je altijd afvragen of transparantie functioneel en effectief is. Uiteraard moet je de belangen van je medewerkers beschermen. Bij strategische onderwerpen moet je bovendien goed van tevoren nadenken welke informatie kan worden gedeeld, en welke vragen te verwachten zijn.’ Bij belangrijke thema’s zorgt het bestuur voor een document waarin zijn visie wordt verwoord, om de communicatie naar buiten toe te sturen.

‘Je moet je altijd afvragen of transparantie functioneel en effectief is’

Wat levert de transparantie op? Van Lieshout: ‘Dat je met je belangrijkste stakeholders tot een echte dialoog komt. Openheid levert bovendien vertrouwen van de buitenwereld op, en legitimiteit voor onze missie en visie. We denken dat meer vertrouwen goed voor ons imago is.’ Alliander verwacht dat het bedrijf de komende jaren te kampen zal hebben met veel schaarste op de arbeidsmarkt voor het gespecialiseerde personeel waaraan het bedrijf behoefte heeft. Een goed imago kan dan doorslaggevend zijn.

Kristalprijs
In 2016 won Alliander zowel de FD Henri Sijthoff-prijs als de Kristalprijs van het ministerie van Economische Zaken voor zijn jaarverslaggeving. Afgelopen maart won het intranet van het bedrijf de Intranet Value Award.

Mondial Movers

  • Verhuisdienstverlener
  • Totaal aantal medewerkers: 550
  • Hoofdkantoor: Alblasserdam

Mondial Movers is een holdingbedrijf van 28 zelfstandige verhuisondernemingen verspreid door heel Nederland. De koepel verzorgt sales, inkoop, backoffice, opleidingen en de marketing van het gemeenschappelijke merk, Mondial Movers. De ondernemingen zijn de eigenaren van de holding.

MVO
Dat Mondial al ruim 10 jaar geleden voor een transparante koers heeft gekozen, komt volgens algemeen directeur Tom Stuij doordat het bedrijf dicht bij zijn klanten staat. ‘Als verhuisbedrijf hoor je veel. Toen de belangstelling voor MVO opkwam, hebben we er meteen op ingespeeld.’ Tijdens de crisis werd vertrouwen ook een steeds groter aandachtspunt, merkte Stuij. Mondial ging zijn jaarverslag inzetten als marketingtool bij aanbestedingen. ‘Klanten vertrouwen je eerder als ze meer van je weten’, zegt Stuij. ‘Het scheelt advertentiekosten.’

‘Klanten vertrouwen je eerder als ze meer van je weten’

Als een van de weinige verhuisbedrijven volgt Mondial Movers ISO 26000, de richtlijn voor het implementeren van MVO. Dat houdt in dat onder meer over milieuprestaties, personeelsindicatoren en de gang van zaken binnen de directie wordt gerapporteerd. ‘Wat we er aan toevoegen is dat we ook vertellen wat we niet goed hebben gedaan, of waar we mee zitten’, zegt Stuij. Zo werd keurig verslag gedaan van een meningsverschil met andere partijen in de branche. ‘Wat door die partijen niet werd gewaardeerd’, aldus Stuij. ‘Transparantie houdt in dat we soms minder positieve dingen over onszelf moeten vertellen.’

De transparantie stopt als de privacy in het geding komt. Stuij: ‘Wij delen niets over personen, behalve de directiesalarissen.’

Efficiëntie
De publicatie van de langetermijnstrategie levert niet alleen dialoog met zakenpartners en klanten op, maar in toenemende mate ook met personeelsleden, merkt Stuij. ‘Uiteindelijk komt dat de efficiëntie ten goede. Van de verhuizer tot de boekhouder: iedereen weet waar het bedrijf naartoe wil. De medewerkers hoeven niet aan mij te vragen hoe ze hun werk moeten aanpakken.’

Commercieel belang
In 2011 en 2012 was Mondial Movers het hoogste genoteerde MKB-bedrijf in de Transparantiebenchmark van het ministerie van Economische Zaken. De jury schreef dat het bedrijf ‘helder uiteenzet wat zijn rol is in de maatschappij en welke belangrijke keuzes het maakt ten aanzien van duurzaamheid.’ Voor Tom Stuij heeft openheid echter ook een direct commercieel belang: ‘De tendens is dat betrouwbaarheid van een zakenpartner steeds belangrijker wordt. Met wie doen we zaken? Door open te zijn wordt je aantrekkelijker als partner.’

Dit artikel verscheen in mei 2017 in Management Team

 

Op de hoogte blijven?